Règlementation

L'embauche de salariés, des règles à respecter

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en quelques points

Outre son caractère obligatoire, la DPAE permet de réaliser les formalités suivantes : 

• la demande d’immatriculation du salarié, 

• la déclaration au service de santé au travail (ou médecine du travail), 

• la demande d’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, 

• la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la Camarca et à Agrica retraite Agirc. 

• la demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel, 

• la demande pour bénéficier de certaines mesures pour l'emploi. Déclarer ses salariés en ligne sur le site mpn.msa.fr, depuis «Mon espace privé», une formalité rapide, simplifiée et sécurisée. 

Déclarer ses salariés, c’est également sécuriser son activité. La déclaration d’embauche est une garantie de sécurité pour l’employeur et pour le salarié employé. En effet, la non-déclaration ou de non-vérification, les oublis ou les erreurs entraînent des risques importants pouvant engager la responsabilité de l’employeur ! 

En cas d’embauche de personnel étranger. Il est indispensable de vérifier que le salarié a bien le droit de travailler, de s’assurer qu’il est en situation régulière au regard de la législation sur les titres de séjour et de travail des étrangers en France. Les justificatifs sont à transmettre à la MSA.

L'identification des salariés, une responsabilité pour tous les employeurs

Une étape essentielle dans la déclaration d’embauche, puisque la vérification de l’identification permet de gagner du temps lors des démarches, de réduire les coûts de gestion des anomalies des dossiers, et de garantir les droits des salariés (assurance maladie, chômage, retraite…). Cette vérification s’opère à l’aide de documents administratifs tels que la carte d’identité, le passeport, la carte de séjour, l’acte de naissance… Lors de la déclaration il est très important, non seulement de vérifier l’identité, mais également de vérifier les données saisies et transmises à la MSA.

Les renseignements à vérifier et à transmettre à la MSA lors de la DPAE :  

Les éléments liés à l’identité des salariés : 

• numéro d’inscription au répertoire (NIR) ou numéro transitoire d’inscription (NTI) composé de 13 chiffres, 

• nom(s) de naissance dans l’ordre de l’état civil, 

• nom d’usage (marital), 

• prénom(s) dans l’ordre de l’état civil, 

• date, localité et pays de naissance. 

L’adresse de résidence habituelle - IMPORTANT 

Cette adresse doit être renseignée. Pour un salarié saisonnier étranger cela correspond à son adresse à l’étranger. Si pour des raisons de commodité, le salarié vivant à l’étranger souhaite recevoir ses courriers en France de la période du contrat, une adresse provisoire peut être communiquée à postériori de la DPAE. 

Vigilance : Cette adresse provisoire ne peut excéder 6 mois, passé ce délai, elle est considérée comme principale en France. Le non-respect entraînera l’ouverture à tort des droits à l’assurance maladie, et une gestion erronée du prélèvement à la source (Loi Pasrau).

Fraude documentaire, soyez vigilants ! 

Régulièrement, les services des préfectures nous signalent la circulation de fausses cartes d’identité, en particulier espagnoles, italiennes… Soyez très vigilants lors des embauches. En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter ou les services de la préfecture. La bonne identification des salariés préserve notre système de protection sociale et garantit le versement du juste droit à la bonne personne.

Important 

Si vous embauchez une personne née hors UE et ayant obtenu la nationalité d’un pays UE, depuis le 1er janvier 2024, le certificat de nationalité doit être obligatoirement transmis à la MSA.